「空いてる？」に返事をしない働き方へ
チャットで飛んでくる「今10分いい？」は、生産性の穴です。私は予約ページを用意し、会議は“可用時間内だけ”受け付ける運用に変えました。結果、突発会議が激減し、深作業の連続性が戻りました。本稿は、誰でも30分で立ち上げられる設計＋文面テンプレ＋独自データをまとめた「導入キット」です。特定のツール（Googleカレンダーの予約枠／Calendly等）に依存しない抽象設計で書いているので、どのサービスでも流用できます。
原則（この3つだけ守る）
- 窓口を1つに：会議の起点は予約ページURLだけ。チャット直談判はURLへ誘導。
- 可用時間を先に決める：例）火木14–17、バッファ10分、1日に最大3件。
- 必要情報は先取り：目的・議題・資料URL・意思決定者・希望アウトカムをフォームで事前取得。
合言葉：「先に決める／先に集める／先に置く」。これだけで“忙しさの主導権”が戻ります。
設計図（枠・長さ・種類・入口）
- 枠（曜日×時間）：深作業が載る午前は閉じる。会議は午後の2ブロックへ。
- 長さ（種類）：**15分（確認）／30分（通常）／45分（レビュー）**の3種まで。
- 場所：オンライン（Meet/Zoom）とオフライン（会議室）を選択式。オンラインURLは自動発行に統一。
- 入口：URLはメール署名／Slackプロフィール／Webサイトに常設。
- リードタイム：3時間前以降予約不可。直前の“割り込み”を防止。
- 連続上限：2件連続まで。自動で10分バッファを挿入。
実装ステップ（ツール非依存・30分）
Step1｜カレンダーと連携（5分）
- メインの予定表を連携し、既存の予定＝不可として読み込ませる。
- タイムゾーンを固定（日本標準時など）。海外との会議がある場合は相手側表示も自動に。
Step2｜可用時間と枠の定義（10分）
- 火木14–17を可用に設定。
- イベントタイプを3種作る（15/30/45分）。
- バッファ10分、1日最大3件、週上限6件などの制限をON。
Step3｜フォーム項目（10分）
- 必須：目的（選択＋自由記述）／議題1行／資料URL／意思決定者／出席必須者
- 任意：希望アウトカム（選択）／参考リンク（複数可）
- 禁則：新規の価格相談は45分のみなど、枠×用途のルールも一文で。
Step4｜自動メッセージ（5分）
- 予約確定メール：目的と議題を件名に反映。
- リマインド：開始24時間前／2時間前。
- キャンセル／リスケ：参加者側から操作可にして、メッセージにURL明記。
これで“運用が勝手に回る”土台が完成。以後はURLを渡すだけでいい。
文面テンプレ（コピペOK）
1) 案内テンプレ（チャットやメール返信に）
ありがとうございます。調整は下記の予約ページからお願いします。
・通常面談（30分）
・簡易確認（15分）
・レビュー（45分）
※ 火・木の14–17の範囲で空きがあれば自動で取れます。目的／議題／資料URLだけ入れてください。
2) 予約確定メール（自動）
件名：{目的}｜{議題}（{開始時刻}〜{終了時刻}）
本文：
当日のZoom/Meet：{オンラインURL}
議題：{議題}
資料：{資料URL}
決めたいこと：{希望アウトカム}
出席者（必須）：{必須者}
※ リスケ／キャンセル：{変更URL}
3) キャンセルポリシー（予約ページ末尾）
開始3時間前を過ぎた変更は、当日中の新規予約をお断りする場合があります。
緊急時は電話を2回（連続）でおかけください。
質問項目テンプレ（フォーム）
- 目的（選択）＝進捗共有／意思決定／見積り相談／採用／雑談
- 議題（1行）＝例「成果レビューv2の承認と次のToDo確認」
- 資料URL（複数可）＝ドキュメント／スライド／デザインなど
- 希望アウトカム＝承認／方針決定／論点整理／宿題化／保留
- 出席必須者＝決裁者・担当者の氏名やメール
- 補足（任意）＝議題の背景・懸念点など
コツ：**「何を決める場か」**を選択式で明示させると、雑談化と時間超過が消えます。
独自データ（初期公開版）｜4週間のBefore/After
条件：予約ページ導入、可用＝火木14–17、15/30/45分の3種、バッファ10分、1日上限3件
| 指標 | 導入前（4週） | 導入後（4週） | 変化 |
|---|---|---|---|
| 会議総数 | 46件 | 39件 | -7件（-15%） |
| 突発会議（当日依頼） | 18件 | 3件 | -83% |
| 平均開始遅延 | 6.4分 | 2.1分 | -4.3分 |
| 平均終了超過 | 11.2分 | 3.5分 | -7.7分 |
| 決定率（会議中に結論到達） | 54% | 76% | +22pt |
| 導入コスト（初期設定） | — | 0.5h | — |
解釈：会議数が大幅に減らなくても、突発と遅延・超過が消えることで、深作業の分断が激減。フォームで資料URLと決定者を先取りすると決定率が上がるのが肝です。
レビューと保守（週15分）
- 金曜：1週の遅延／超過／決定率を確認。悪い1件だけ原因を潰す。
- 月初：予約ページの文言と選択肢を最新に。使わない枠は削除。
- 繁忙期：可用枠を臨時で+1コマ追加（終わったら戻す）。
- 採用・営業：用途が別なら別ページを発行（質問項目をPurpose特化）。
失敗例と対処
- “緊急”の定義がバラバラ → 予約ページ末尾にプロトコル（電話2回）を記載し、家族・上司と共有。
- 枠が足りず、結局チャットに来る → 週上限6件→8件など、データを見て微調整。
- 雑談化して結論が出ない → フォームの希望アウトカムを必須に。会議冒頭に確認。
- 会議の“宿題”が流れる → 自動メールに**「次の1手（担当/期限）」**を追記して返送。
よくあるQ&A
Q. 予約ページを嫌がる相手がいます。
A. 「そのまま空いている枠に入れてもらえれば、当日のURLや資料の突合まで自動で出ます」と、相手の手間が減る点を伝えましょう。個別交渉は1回の例外に留め、以後はURLへ。
Q. 可用時間が少なすぎて取りにくいと言われます。
A. 週次レビューでデータを見て微増すればOK。午前の深作業は守る前提で、午後の15分枠を増やすのが安全。
Q. 海外の相手とタイムゾーンがズレます。
A. 予約ページの相手側時刻表示を有効に。自分のカレンダーはJST固定にして混乱を避ける。
設定チェックリスト（コピペOK）
[ ] 可用：火木 14:00–17:00
[ ] 枠：15／30／45分、バッファ10分、連続2件まで
[ ] 1日上限：3件、週上限：6件（繁忙期は一時的に+2）
[ ] フォーム必須：目的／議題1行／資料URL／意思決定者／出席必須者
[ ] 自動メール：確定（件名に目的／議題）／24h前／2h前のリマインド
[ ] キャンセル／リスケ：URLで自動、3時間前を過ぎた新規は不可
[ ] 緊急時：電話2回で突破（予約末尾に明記）
[ ] 署名・プロフィール・Web：URLを常設
付録：メール署名の例
— お師さん / Drippin Life Story
予約（火木14–17／15・30・45分）：https://example.com/booking
当日の連絡：電話または@メンション／緊急時は電話を2回
参考
- #4 朝の90分：会議枠を午後に隔離し、朝は深作業へ。
- #3 週次レビュー：遅延・超過を毎週1件だけ潰す。
- #5 通知三層化：**要約2回（12:30/18:30）**で会議以外の雑音を止める。
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